영어 메일 작성은 비즈니스 영어의 기초입니다. 외국인과 만나 유창하게 대화하는 것도 물론 매우 중요하지만 영어 메일을 잘 쓰는 것 역시 그에 못지않게 중요합니다.
그리고 똑같은 영어이지만 대화체와 글로 쓰는 것은 차이가 꽤 나기 때문에 영어 메일 쓰는 법을 따로 익혀두는 것이 좋습니다. 다양한 상황별로 작성할 수 있는 기본 들을 알고 있으면 영어 메일 작성에 많은 도움이 될 것입니다.
이번 포스팅에서는 외국 업체와의 회의를 위해 출장 일정 잡는 상황을 가정하여 영어 메일을 작성해 보겠습니다. 사람이름, 회사이름 등은 모두 임의로 가정하였습니다.
<비지니스 영어> 영어 메일 쓰는법 : 출장 일정 잡기
To Mr.Peter, England Electronics
From: Chul-Soo Kim, Korean Electronics
Dear Mr.Peter, This is Chul-Soo Kim from Korean Electronics.
We would like to have a meeting with you to discuss about our contract.
We would like to visit your office and have a meeting from 18-19 March at local time(England time).
Please let us know this schedule is acceptable to you or propose another schedule to us(date, time).
We will wait your response. Thank you.
번역하면,
수신 : 영국 전자 미스터 피터씨
발신 : 한국전자의 김철수
친애하는 피터씨, 저는 한국전자의 김철수입니다.
우리 계약에 대해 의논하기 위해 당신과 회의를 하고 싶습니다.
귀사에 방문하여 영국 시간으로 3월 18일부터 19일까지 회의를 하고 싶습니다.
이 일정이 가능한지 알려주시거나, 그렇지 않다면 저희에게 다른 일정(날짜, 시간)을 제안해 주십시오.
답변을 기다리겠습니다. 감사합니다.
이렇게 메일을 보내면 상대방으로부터 답장이 오겠지요. 날짜와 시간 장소를 확정하고 이후 후속절차(항공편 및 숙소예약)를 진행하면 문제없이 출장을 갈 수 있을 것입니다.
<비지니스 영어> 영어 메일 쓰는법 : 출장 일정 잡을 때의 주의점
외국 회사와 출장 일정을 잡을 때 주의해야 할 점은,
첫째, 일정과 시간이 어느 나라 기준인지를 명확하게 써야 한다는 것입니다. 시차라는 것이 존재하기 때문입니다. 미팅을 하는 쪽 국가를 기준으로 하는 것이 일반적이겠지요.
둘째, 날짜와 시간 쓰는 방식이 한국과 외국이 다름을 알아야 합니다. 한국에서는 년/월/일로 날짜를 쓰지만 외국에서는 일/월/년 으로 쓰는 경우가 많습니다. 월/일/년 으로 쓰는 나라도 있습니다.사전에 상대국가의 날짜 표기 방식을 미리 알아보고 메일을 보내야 할 것입니다.
그리고 숫자보다는 영문으로 쓰는 것이 혼동이 없을 것입니다. 5월 6일을 쓸 때 6/5(일/월)로 쓰기보다는 6 May 로 쓰면 훨씬 이해가 빠르고 혼동도 없어지겠지요.
시간을 쓸 때도 앞에 am 또는 pm 을 꼭 붙여서 오전,오후 혼동이 없도록 해야 할 것입니다.
