회사에서 일을 하다보면 외국 회사와 메일을 주고받아야 할 일이 생깁니다. 영어 메일 쓰는법이 쉬운 일은 아닙니다. 다양한 상황에 따라 다양한 메일을 써야 합니다.
본 포스팅에서는 회사에서 업무를 진행하면서 만날 수 있는 다양한 상황 중 하나를 택해서 그에 사용할 수 있는 샘플 영어
메일을 작성해 보겠습니다.
외국 회사에 어떤 자료를 요청하는 메일을 써 보겠습니다.
편의상 나의 이름은 김철수(소속은 한국상사), 외국회사 담당자 이름을 John Smith(소속은 Smith Corporation), 필요한 자료를 사양서 (Specification)라고 가정하고 메일을 써 보겠습니다.
<비지니스 영어> 영어 메일 쓰는법 : 자료 요청하기 메일 예시
Title : Request for Equip specification
To. Mr.John Smith, Smith Corporation
From Chul-Soo Kim, Korea International
Dear Mr.John Smith, this is Chul-Soo Kim from Korea International, I'm in charge of Equip Purchase.
About our contract, I would like to review your esteemed company's Equip specification to make purchase decision.
It would be highly appreciated if you send us Equip specification by 15 March 2019.
And then we will review it and respond to you by 15 March 2019.
Thank you.
번역해 보면
제목 : 장비 사양 요청 건
수신 : 미스터 존 스미스, 스미스회사
발신 : 김철수, 한국상사
친애하는 존 스미스씨, 저는 한국상사의 김철수라고 합니다. 저는 Equip 구매 담당입니다.
우리의 계약에 관하여, 귀사의 장비 사양서를 검토하여 구매 결정을 내리고자 합니다.
2019년 3월 15일까지 Equip 사양서를 보내주시면 대단히 감사하겠습니다.
그러면 장비 사양서를 검토해서 2019년 3월 15일까지 답변 드리겠습니다.
감사합니다.
영어 메일 쓰는법는 비지니스 영어의 기본입니다. 하지만 경험이 없으면 메일을 작성해서 보내기가 쉽지 않습니다.
영어메일작성에 대한 나름의 원칙을 알고 있으면 작성이 한결 쉬워질 것입니다.
<비지니스 영어> 영어 메일 작성의 몇 가지 원칙
1. 수신인과 발신인을 메일 첫 줄에 명확하게 기입한다.
2. 상대방에게 처음으로 보내는 메일이라면 자신이 누구이며 무슨 업무를 하는지 소개한다(이후 메일부터는 생략).
3. 용건을 6하원칙에 따라 간략하지만 명확하게 작성한다.
4. 마무리 인사말로 작성을 완료한다.
<비지니스 영어> 영어 메일 작성 팁
가능하면 정중하고 공식적인 표현을 쓰는 것이 좋습니다.
I want 보다는 I would like to 가, 그냥 Thank you 보다는 appreciate 가 좀 더 정중한 표현이죠.
말로 하면 어색하지만, 문서용 영어와 대화용 영어는 조금 다르다는 것을 알아야 합니다. 정중하게 써야 좀 더 매너있어 보일 것입니다.
상황별로 메일 작성법은 천차만별이 될 수 있겠지만 이정도 원칙만 알고 작성해도 괜찮은 영어 메일을 쓸 수 있을 것입니다.
