직장생활을 하다 보면 회의진행을 해야 할 때가 있습니다.
회의진행 경험이 없다면 조금 부담스러울 수도 있고, 또 생각처럼 잘 안되기도 하고, 많은 사람들 앞에서 회의를 이끌어 가야 한다는 걱정이 생기기도 할 텐데요.
이번 포스팅에서는 회의진행 노하우에 대해서 자세히 써 볼까 합니다.
회의진행이라 하면 그냥 회의실에서 회의를 이끌어 가는 모습만 생각하게 되는데요, 사실 그것보다 더 중요한 건 사전준비입니다. 준비가 잘 되어 있어야 진행도 매끄럽게 할 수 있습니다.
그렇다면 매끄러운 회의진행을 위한 준비 단계에서부터 진행, 후속 조치까지 회의를 진행하는 과정을 설명 해보겠습니다.
1. 사전 준비
1) 회의 주제 정하기
회의 주제와 그 목적이 명확해야 합니다. 그리고 육하원칙에 따라 잘 정리가 되어야 합니다.
이 회의를 왜 하는지(목적), 그래서 언제, 어디에서, 누가 모여서 할 것이며, 그래서 무엇을 어떻게 할 것인지에 대한 것까지 명확하게 정리가 되어야 하겠죠.
2) 일정 확인
회의 참석자들이게 전화나 메일로 일정을 한명한명 다 확인해야 합니다. 안그러면 나중에 불참자가 발생해서 회의가 매끄럽게 진행되지 않는 경우가 분명 발생합니다.
3) 공지하기
회의는 메일로 공지를 하는 것이 좋습니다(증거를 남겨야죠). 그리고 가능하면 며칠 전에 공지를 하고, 전날 또는 당일 재공지를 하는 것이 좋습니다. 그리고 메일을 모두 다 읽었는지 확인을 하고, 미개봉 메일이 있으면 전화를 해서 메일개봉 요청을 해야 하겠지요.
4) 자료 준비
회의를 할 때 아무런 자료 없이 그냥 말로 하는 것과, 모두가 다 같이 볼 수 있는 자료를 스크린에 띄워놓고 하는 것과는 그 결과가 천지차이입니다. 그냥 말로 하면 똑같은 대상에 대해서 서로 다르게 생각하고, 서로 다른 말을 하거든요.
하지만 눈으로 볼 수 있게 자료를 만들어서 보여주면서 하면 같은 대상에 대해서 이야기를 하도록 회의를 이끌 수 있습니다.
그래서 자료를 미리 잘 만들어 두어야 합니다.
2. 회의진행
사람들이 모이면 미리 만든 자료를 띄우고 먼저 이 회의의 목적에 대해 설명을 합니다. 그리고 이 회의가 종료된 뒤 무엇을 할 건지에 대한 이야기도 언급을 해 두어야 합니다.
그리고 안건에 따라 순서대로 자료를 보면서 회의를 진행합니다. 진행을 하다 보면 참석자들이 다양한 의견을 내 놓을 것입니다. 그런데 꼭 이상하게 딴데로 세거나, 말을 혼자 너무 많이 하거나 하는 참석자들이 있습니다.
이럴 때 진행자가 적절하게 끊어 주고, 정리를 해 주어야 하며, 방향을 조정해 주어야 합니다(그 참석자가 나보다 높은 사람인 경우에는 그게 잘 안되는 문제가 있습니다).
그리고 회의가 종료되면 진행자는 회의 결과를 다시 정리를 해야 합니다. 오늘 회의 내용을 요약하면 이러저러했고, 그래서 이렇게 결론을 내렸으며, 이 결론을 위해 누가 무엇을 어떻게 언제까지 하도록 하겠습니다~ 라고 말이죠.
이런 회의실에서 회의하면 회의할 맛 나겠네요
3. 후속 조치
회의가 끝나고 나면 참석자들에게 회의록을 보내야 합니다. 회의록에는 아래와 같은 내용이 들어가야 합니다.
- 회의의 목적
- 회의 내용 요약 & 결론
- 액션 아이템
· ㅇㅇㅇ 과장 : A업무, 12/15까지
· ㄴㄴㄴ 과장 : B업무, 12/16까지
· ㄱㄱㄱ 대리 : C업무, 12/16까지
세번째인 액션 아이템에 누가, 무엇을 언제까지 할 것인지 명확하게 적어주는 것이 가장 중요합니다.
사실 이런걸 정하는게 회의의 목적이죠. 우리나라 직장에서는 단순 정보 공유, 상사의 훈시 등을 위해 쓸데없이 회의를 잡고 회의를 길게 하는 문화가 있는데, 참 비효율적이죠. 회의에는 목적이 있어야 합니다. 그리고 이 목적은 "액션"으로 이어져야 합니다.
